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Wie Cloud Computing Abrechnungsprozesse verändert hat

Moderne Technologie hat die Buchhaltungsbranche wie viele andere Bereiche verändert. Buchhalter sitzen nicht mehr an einem Schreibtisch mit einem Hauptbuch, einer Rechenmaschine und einem Stapel Quittungen.

Buchhaltungsaufgaben in Büros und Unternehmen wurden durch Computer und Cloud-basierte Buchhaltungssoftware transformiert.

In der ersten wurde die Buchhaltung mit Technologie durch Programme auf dem Computer des Buchhalters durchgeführt. Zu den verwendeten Berechnungs- und Buchhaltungsprogrammen gehörten Peachtree und Microsoft Excel. Mit der Software Quicken und Quick Books von Intuit.

NetSuite leistete Pionierarbeit beim Konzept der Cloud-basierten Buchhaltung, bei der die Anwendung und Daten Ende der 1990er Jahre auf einem anderen Server gespeichert werden. Später in den frühen 2000er Jahren produzierte das neuseeländische Unternehmen Xero ein Cloud-basiertes Buchhaltungssoftwaresystem, das schnell einen bedeutenden Marktanteil in Australien und Neuseeland gewann.

Allerdings haben traditionelle US-basierte reine Computer-Buchhaltungsfirmen wie Intuit die Vorteile eines Cloud-basierten Systems erkannt und sind im Laufe der Zeit in die Cloud migriert.

Cloud-Buchhaltung Anpassungsfähig genug, um den Betrieb sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen zu verbessern. Anstatt alle Informationen auf dem Desktop von jemandem zu haben, werden sie auf einem Remote-Server gespeichert. 

Dies liegt daran, dass die Software nicht auf einem Computer installiert werden muss und von überall mit einer Internetverbindung aufgerufen werden kann, im Gegensatz zu herkömmlicher Desktop-Software, bei der Berechnungen häufig jederzeit und überall mit einem normalen Webbrowser durchgeführt werden.

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Zu den Vorteilen der Cloud-Buchhaltung gehören die folgenden:

Echtzeitanalyse:

Die cloudbasierte Buchhaltung ermöglicht es jedem im Unternehmen, jederzeit auf Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Die Informationen müssen nicht aufbereitet und dann an die Mitarbeiter des Unternehmens kommuniziert werden. Wenn die Mitarbeiter im Unternehmen über die Zugangsdaten der Buchhaltungssoftware verfügen, können sie die Berichte ausführen und die Daten auswerten.

Dies ermöglicht es dem Management und den leitenden Angestellten, Informationen schneller zu erhalten und Entscheidungen schneller zu treffen und sich nicht darauf verlassen zu müssen, dass ein anderes Mitglied des Buchhaltungsteams wichtige Informationen liefert.

Schutz:

Da die Systemdurchdringungsrate relativ gering ist und die meisten Unternehmen über Sicherungsspeicher für alle Kundeninformationen verfügen, stellt Cloud Computing eine sichere Methode für den Zugriff auf und die Speicherung von Daten dar. Allerdings bestehen Sicherheitsrisiken sowohl im Kontext von Desktop- als auch von Cloud-Speichern. Große Netzwerke, die Cloud-basierte Buchhaltungssoftware hosten, werden jedoch ständig auf Angriffe überwacht, die Unternehmensdaten gefährden könnten, und diese Systeme sind oft mit hoher Sicherheit als Kernkomponente konzipiert.

 Es mag den Anschein haben, dass die Remote-Umgebung weniger sicher ist als der Desktop, aber das ist überhaupt nicht der Fall. Das Desktop-System kann auch die darin enthaltenen Informationen verlieren, wie es auch beim Cloud-Speicher der Fall ist, oder gehackt oder gestohlen werden. Cloud-Daten werden in einem größeren, entfernten Netzwerk gespeichert und regelmäßig gesichert.

Erhalten Sie jederzeit Zugang:

Buchhaltungsteams, Führungskräfte und andere Fachleute wie Wirtschaftsprüfer können mit Cloud-basierter Buchhaltung von überall und jederzeit auf Buchhaltungsinformationen zugreifen. Bei einem Cloud-basierten System kann der Benutzer von zu Hause aus auf das System zugreifen, da es keinen Unterschied zwischen der Verwendung eines Telefons, Tablets oder Computers gibt, da es sich um ein browserbasiertes Tool handelt, der Benutzer nur eine Internetverbindung und Anmeldedaten für das Konto benötigt und Geld.

Kundeninteraktionen verbessert:

Die Cloud-Buchhaltung kann die Bindung zwischen externen Buchhaltungsmitarbeitern und dem Unternehmen verbessern, sodass das Unternehmen online auf Gehaltsabrechnungs-, Budget- und Managementberichte zugreifen kann, wodurch die Arbeit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sichtbarer wird Zugriff in Echtzeit und dies führt zu einer Verbesserung der Beziehungen und des Kundenservice, was die Dienstleistungen einer ausgelagerten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft noch wertvoller macht.

Keine Installation oder Updates erforderlich:

Software-Updates sind einer der schwierigsten Aspekte der Desktop-Buchhaltungssoftware, da sich die Software ständig ändert und Desktop-Benutzer die Software auf dem neuesten Stand halten müssen. Dazu müssen Sie sich eine neue Diskette mit den vorhandenen Informationen besorgen oder sie erneut herunterladen. Andererseits kann der Nutzer jetzt ohnehin Informationen aus dem Internet herunterladen. In der Cloud-Buchhaltung wird die Anwendung automatisch aktualisiert. Jedes Mal, wenn sich der Benutzer beim Programm anmeldet, lädt der Browser die neueste Version, und der Benutzer weiß selten, ob Änderungen vorgenommen wurden.

Dokumentenspeicher:

Die Buchhaltung ist ein dokumentenintensiver Bereich. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Aufzeichnungen sind wesentliche Bestandteile jedes Buchhaltungsprozesses, und diese Aufzeichnungen benötigen viel Speicherplatz. Aus diesem Grund erleichtert die Cloud-Buchhaltung die Handhabung und Pflege dieser Aufzeichnungen.

Gescannte Dokumente können in der Cloud gespeichert werden, wodurch sie für jeden, der Buchhaltungssoftware verwenden kann, frei verfügbar sind und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Audits und den Abruf von Forschungsquellenpapieren erleichtern. Es eliminiert auch Aktenschränke und Lagereinheiten, was Unternehmen viel Platz sparen kann.

Khaled Taha

Ein Tech-Autor, Technologie-Enthusiast und ein guter Anhänger der Neuigkeiten in der Smartphone-Welt. Ich arbeite seit 2013 im Bereich des elektronischen Journalismus und habe bis jetzt in vielen technischen Seiten gearbeitet und arbeite derzeit an der Website (Review Plus).
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