La tecnologia moderna ha cambiato il settore della contabilità come molti altri campi. I contabili non si siedono più a una scrivania con un libro mastro, una calcolatrice e una pila di ricevute.
Le attività di contabilità in ufficio e nella configurazione aziendale sono state trasformate da computer e software di contabilità basati su cloud.
Nella prima, la contabilità utilizzando la tecnologia veniva eseguita tramite programmi sul computer del contabile. Tra i programmi di calcolo e contabilità utilizzati c'erano Peachtree e Microsoft Excel. Con il software Quicken e Quick Books di Intuit.
NetSuite ha aperto la strada al concetto di contabilità basata su cloud, in cui l'applicazione e i dati vengono archiviati su un server diverso alla fine degli anni '90. Successivamente, all'inizio degli anni 2000, la società neozelandese Xero ha prodotto un sistema software di contabilità basato su cloud che ha rapidamente guadagnato quote di mercato significative in Australia e Nuova Zelanda.
Tuttavia, le tradizionali società di contabilità solo computer con sede negli Stati Uniti come Intuit hanno riconosciuto i vantaggi di un sistema basato su cloud e sono migrate al cloud nel tempo.
Contabilità cloud Abbastanza adattabile per migliorare le operazioni sia nelle piccole che nelle grandi aziende. Invece di tutte le informazioni sul desktop di qualcuno, vengono salvate su un server remoto.
Questo perché il software non ha bisogno di essere installato su un computer ed è accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet, a differenza del tradizionale software desktop in cui i calcoli vengono spesso eseguiti utilizzando un normale browser Web sempre e ovunque.
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Tra i vantaggi della contabilità cloud ci sono i seguenti:
Analisi in tempo reale:
La contabilità basata su cloud consente a tutti i membri dell'azienda di accedere ai dati contabili in qualsiasi momento. Le informazioni non devono essere preparate e poi comunicate ai dipendenti dell'azienda. Se i dipendenti dell'azienda dispongono dei dettagli di accesso dell'account del software di contabilità, possono eseguire i report e valutare i dati.
Ciò consente al management e agli alti dirigenti di ottenere informazioni e fare scelte più rapidamente e di non fare affidamento su un altro membro del team contabile per fornire informazioni chiave.
Protezione:
Il cloud computing è un modo sicuro per accedere e archiviare i dati perché il tasso di penetrazione del sistema è relativamente basso e la maggior parte delle aziende dispone di un archivio di backup per tutte le informazioni dei clienti.Tuttavia, esistono rischi per la sicurezza sia in contesti di archiviazione desktop che cloud. Tuttavia, le reti di grandi dimensioni che ospitano software di contabilità basati su cloud sono costantemente monitorate per rilevare eventuali attacchi che potrebbero compromettere i dati aziendali e questi sistemi sono spesso progettati con un'elevata sicurezza come componente principale.
Potrebbe sembrare che l'ambiente remoto sia meno sicuro del desktop, ma questo non è affatto vero: anche il sistema desktop potrebbe perdere le informazioni in esso contenute, come accade per l'archiviazione cloud, oppure essere violato o rubato. I dati cloud vengono conservati su una rete remota più ampia e sottoposti a backup regolarmente.
Ottieni l'accesso in qualsiasi momento:
I team di contabilità, l'alta dirigenza e altri professionisti come i dottori commercialisti possono accedere alle informazioni contabili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento con la contabilità basata su cloud. Con un sistema basato su cloud, l'utente può accedere al sistema da casa in quanto non vi è alcuna differenza tra l'utilizzo di un telefono, tablet o computer poiché si tratta di uno strumento basato su browser, l'utente necessita solo di una connessione Internet e dei dettagli di accesso all'account. e denaro.
Interazioni con i clienti migliorate:
La contabilità in cloud può rafforzare il legame tra il personale contabile esterno e l'azienda in modo che l'azienda possa accedere online alle buste paga, al budget e ai report di gestione, il che rende più visibile il lavoro della società di contabilità.La seconda cosa è che questo approccio funziona sulla condivisione dei dati e l'accesso in tempo reale e questo porta ad un potenziamento delle relazioni e del servizio al cliente, che rende ancora più preziosi i servizi di uno studio di commercialista in outsourcing.
Nessuna installazione o aggiornamento necessario:
Gli aggiornamenti software sono uno degli aspetti più difficili del software di contabilità desktop poiché il software è in continua evoluzione e gli utenti desktop devono mantenere il software aggiornato. Ciò richiede l'ottenimento di un nuovo disco con le informazioni esistenti o il download di nuovo. D'altra parte, l'utente può ora scaricare informazioni da Internet in ogni caso. Nella contabilità cloud l'applicazione viene aggiornata automaticamente. Ogni volta che l'utente accede al programma, il browser caricherà l'ultima versione e l'utente raramente sa se sono state apportate modifiche.
Archiviazione documenti:
La contabilità è un campo ad alta intensità di documenti: fatture, ricevute, estratti conto bancari e altri record sono componenti essenziali di ogni processo contabile e questi record richiedono enormi quantità di spazio di archiviazione. Ecco perché la contabilità cloud semplifica la gestione e la conservazione di questi record.
I documenti scansionati possono essere salvati nel cloud in quanto sono liberamente disponibili per chiunque possa utilizzare il software di contabilità e facilitare la condivisione dei documenti, le verifiche e il recupero dei documenti di ricerca. Elimina anche gli schedari e le unità di archiviazione, che possono far risparmiare molto spazio alle aziende.
