كيف غيرت الحوسبة السحابية عمليات المحاسبة

لقد غيرت التكنولوجيا الحديثة صناعة المحاسبة مثل العديد من المجالات الأخرى. لم يعد المحاسبون يجلسون على مكتب مع دفتر الأستاذ وآلة الجمع ومجموعة من الإيصالات.

تم تغيير مهام المحاسبة في إعداد المكتب والشركات بواسطة أجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة المستندة الى التخزين السحابي.

في الأول المحاسبة بإستعمال التكنولوجيا كانت تتم عبر برامج موجودة على جهاز الحاسوب الخاص بالمحاسب. من بين برامج الحسابات والمحاسبة الي كانت تستعمل كان منها Peachtree و Microsoft Excel. مع برامج Quicken و Quick Books من شركةIntuit.

كانت NetSuite رائدًا في مفهوم المحاسبة المستندة إلى التخزين السحابي، حيث يتم تخزين التطبيق والبيانات على جهاز خادم(server) مختلف في أواخر التسعينيات. في وقت لاحق في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين أنتجت شركة Xero الواقعة في نيوزيلندا نظامًا برمجيًا للمحاسبة قائمًا على التخزين السحابي اكتسب بسرعة حصة كبيرة من السوق في أستراليا ونيوزيلندا.

مع هذا أدركت شركات المحاسبة التقليدية المرتبطة بالعمل مباشرة على الكمبيوتر فقط في الولايات المتحدة مثل Intuit، فوائد النظام القائم على السحابة وتحولت إلى السحابة بمرور الوقت.

المحاسبة السحابية قابلة للتكيف بدرجة كافية لتحسين العمليات في كل من الشركات الصغيرة والكبيرة. فبدلاً من وجود جميع المعلومات على سطح مكتب شخص ما يتم حفظها على خادم بعيد. 

هذا نظرًا لأن البرنامج لا يحتاج إلى التثبيت على جهاز الكمبيوتر ويمكن الوصول إليه من أي مكان متصل بالإنترنت، على عكس برامج سطح المكتب التقليدية فغالبًا ما يتم تنفيذ العمليات الحسابية باستخدام متصفح ويب عادي في أي وقت وأي مكان.

ومن الشركات العربية الرائدة في هذا المجال هي شركة فوم للمحاسبة التي تقدم عدة مزايا للمشاريع والمنشآت الصغيرة والمتوسطة وحتى الكبيرة منها, لو كنت تفكر في الأمر فيمكنك التفكير في تجربتها 

ومن مميزات المحاسبة السحابية ما يلي:

التحليل في الوقت الفعلي:

تتيح المحاسبة القائمة على السحابة للجميع في الشركة الوصول إلى البيانات المحاسبية في أي وقت. لا يلزم إعداد المعلومات ثم توصيلها إلى موظفي الشركة. إذا كان لدى الموظفين في الشركة تفاصيل تسجيل الدخول لحساب برنامج المحاسبة فيمكنهم لهم تشغيل التقارير وتقييم البيانات.

وهذا يمكّن الإدارة وكبار المسؤولين التنفيذيين من الحصول على المعلومات واتخاذ الخيارات بسرعة أكبر وأن لا يعتمد على عضو آخر في فريق المحاسبة لإعطاء المعلومات الأساسية.

الحماية:

الحوسبة السحابية هي طريقة آمنة للوصول إلى البيانات وتخزينها نظرًا لأن نسبة إختراق النظام تكون قليلة نسبيا وفي غالب الأحيان الشركات يكون لديها تخزين إحتياطي لكل المعلومات الخاصة بالعملاء، على غير ذالك فإن مخاطر الأمان موجودة في كل من سياقات سطح المكتب والتخزين السحابي. ومع ذلك فإن الشبكات الكبيرة التي تستضيف برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة يتم مراقبتها باستمرار للهجمات التي من الممكن أن تأثر على بيانات المشاريع, وغالبًا ما يتم تصميم هذه الأنظمة بأمان كبير كمكون أساسي

 قد يبدو أن البيئة البعيدة أقل أمانًا من سطح المكتب، ولكن هذا ليس صحيح أبداُ فقد يُفقد نظام سطح المكتب المعلومات الموجودة فيه أيضا مثل ما هو نفس الشيء بالنسبة للتخزين السحابي، أو يتم اختراقه أو سرقته. يتم الاحتفاظ ببيانات السحابة على شبكة أكبر وبعيدة ويتم نسخها احتياطيًا بانتظام.

الحصول على الوصول في أي لحظة:

يمكن لفرق المحاسبة والإدارة العليا وغيرهم من المتخصصين مثل المحاسبين القانونيين الوصول إلى المعلومات المحاسبية من أي مكان وفي أي وقت باستخدام المحاسبة المستندة إلى السحابة. ومع نظام قائم على السحابة يمكن للمستخدم الوصول إلى النظام من المنزل حيث أن ليس هنالك أي فرق بين استخدام الهاتف, التابلت أو الحاسوب نظرًا لأنها أداة بتم التعامل نعها عبر المتصفح، يحتاج المستخدم فقط إلى اتصال بالإنترنت وتفاصيل تسجيل الدخول إلى الحسابوهذا شيئ جد رائع ومساعد لتوفير الوقت والمال.

تحسنت تفاعلات العملاء:

قد تعزز المحاسبة السحابية الرابطة بين موظفي المحاسبة الخارجيين والشركة بحيث يمكن يجوز للشركة الوصول إلى كشوف المرتبات والميزانية وتقارير الإدارة عبر الإنترنت، مما يجعل عمل شركة المحاسبة أكثر وضوحًا, الشيئ الثاني هو أن هذا المنهج يعمل على مشاركة البيانات والوصول في الوقت الفعلي وهذا يؤدي الى تعزيز العلاقات وخدمة العملاء، مما يجعل خدمات شركة المحاسبة الخارجية أكثر قيمة.

ليست هناك حاجة للتثبيت أو التحديثات:

تعد تحديثات البرامج أحد أصعب جوانب برامج المحاسبة المكتبية بحيث أن البرامج دائما ما تتغير، ويجب على مستخدمي سطح المكتب تحديث الرنامج. ويستلزم ذالك ذلك الحصول على قرص جديد بالمعلومات الموجودة أو تحميله مرة ثانية. في الجهة المعاكسة يمكن للمستخدم الآن تنزيل المعلومات من الإنترنت في أي حال. في المحاسبة السحابية يتم تحديث التطبيق تلقائيًا. في كل مرة يسجل فيها المستخدم في البرنامج ، يقوم المتصفح بتحميل أحدث إصدار ، ونادرًا ما يعرف المستخدم ما إذا كان قد تم إجراء تغييرات أم لا.

تخزين الوثائق:

المحاسبة مجال كثيف المستندات تعتبر الفواتير والإيصالات والبيانات المصرفية والسجلات الأخرى مكونات أساسية لكل عملية محاسبية وتحتاج هذه السجلات إلى مساحات تخزين هائلة. لهذا فإن المحاسبة على السحابة تسهل التعامل مع هذه السجلات والاحتفاظ بها.

يمكن حفظ المستندات الممسوحة ضوئيًا في السحابة نتيجة لذلك فهي متاحة مجانًا لكل من يمكنه استخدام برامج المحاسبة ويسهل مشاركة الوثائق وعمليات التدقيق واسترجاع أوراق مصادر البحث. كما أنه يزيل خزائن الملفات ووحدات التخزين، مما قد يوفر للشركات قدرًا كبيرًا من المساحة.