عندما تنتهج العشوائية في أعمالك بدون مجموعة منظمة من الأدوات التي تساعدك على إدارة أموالك، فإن احتمالات إهدار الموارد عالية بشكل لا يصدق. الأمر كله يتعلق بالكفاءة والاستفادة من أقصى إمكاناتك.
حسنًا، بناءً على البرنامج الذي تختاره، قد تجد أو لا تجد صعوبة في التعود عليه. بعض برامج المحاسبة بسيطة للغاية، وتخدم أولئك الذين ليس لديهم الكثير من المعرفة أو الرغبة في التعلم. البعض الآخر شامل للغاية ويغطي كل جانب تقريبًا في منطقة واحدة قائمة على التخزين السحابي.
فيما يخص انتقاء أفضل برنامج، فلا توجد العديد من الخيارات. باختصار، لا يوجد سوى برنامج وحيد وهو دفترة، البوابة المتكاملة والوحيدة التي يُمكنها إدارة حسابات كل المؤسسات بجميع أنواعها بكفاءة ودقة.
وإليكم نظرة شاملة وشرح لأبرز البرامج التي يقدمها دفترة:
برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية:
يمكن لموقع دفترة إصدار الفواتير الالكترونية السعودية بالمعايير التي تتوافق مع الهيئة العامة للزكاة. بجانب إصدارها بالصيغ المتوافقة مع ضريبة القيمة المضافة بجانب المعلومات العامة التي يتم طلبها مثل الرقم الضريبي للعميل وجميع المعلومات الضريبية الخاصة بمؤسستك التجارية.
قم بتضمين جميع كل البيانات اللازمة التي تحتاج إلى وجودها في فاتورتك مثل الرقم التسلسلي الغير مكرر والرقم الضريبي للمؤسسة أو العميل ووصف جميع السلعات أو الخدمات التي يمكنك توفيرها لعملائك.
برنامج المحاسبة:
لست بحاجة إلى أن تكون ضليعًا في مجال المحاسبة من أجل من أجل أن يتم إدارة حساباتك العامة، يمكن لدفترة القيام بذلك وتسجيل كل معاملة تتم على حسابك بطريقة آلية وسلسة وأيضًا لك الخيار بإدخالها يدويًا. ستتم إدارة مراكز التكلفة كذلك في هيئتك مع تنظيم احترافي.
سيقوم دفترة كذلك بحساب نسبة الخسائر والأرباح ومساعدتك في اتخاذ القرارات اللازمة من أجل أن تقوم بتحديد أهدافك بدقة. يمكنك كذلك حساب الضرائب المُطبقة بدقة على أعمالك وتسجيل جميع المصروفات والإيرادات اليومية والشهرية وتحويلها إلى سندات صرف بجانب القدرة على تضمين المستندات وجميع الوثائق اللازمة وقت الحاجة.
برنامج المبيعات:
ستتمكن من بسط إدارة شاملة على جميع تفاصيل المبيعات عن طريق إصدار جميع الفواتير الخاصة بعملية البيع والفواتير الدورية كذلك التي تتضمن الضريبة وستكون متضمنة كذلك جميع التفاصيل المهمة الأخرى مثل الشحن والخصومات والنسبة الخاصة بالتأمين وسيقوم دفترة أيضًا بحسابها بدقة والقدرة على إنشاء عروض وخصومات أسعار احترافية ومن ثمّ تحويلها إلى فاتورة عن طريقة ضغطة واحدة فقط.
برنامج إدارة المخزون:
هل تريد تنظيم الحركة الخاصة بالمنتجات في مستودعك؟ يمكن لدفترة القيام بذلك بالتأكيد عن طريق إدارة المخزون وإضافة عدد لا نهائي من الخدمات والمنتجات المتنوعة، والقيام بعملية تتبع لها وإضافتها في قوائم أسعار حسب الحاجة التي تقتضيها أعمالك.
يمكن لدفترة كذلك تنبيهك عن طريق إشعارات تصل عند وصول المخزون الخاص بمنتجك إلى حد معين أو عندما يقترب من النفاذ. هناك خيار للقيام بعملية الجرد كذلك بالإضافة إلى تحديد صلاحيات جميع المسئولين عن إدارة المستودعات.
برنامج إدارة الموارد البشرية:
سيُمكنّك دفترة من القيام بإدارة سجلات الحضور والانصراف الخاصة بالموظفين بكل سلاسة، أو إدخالها يوميًا وحتى إتاحة الفرصة للموظفين من أجل القيام بتسجيل حضورهم وإنصرافهم بنفسهم ولكن بضوابط وشروط معينة بجانب تتبع رصيد الأجازات المخصومة والمتبقية لكل موظف واحتساب ساعات العمل اليومية والشهرية لكل فرد منهم بجانب رصد المدة الزمنية الخاصة بالتأخير وإمكانية تحديد ورديات عمل مختلفة في اليوم الواحد.
بجانب إدارة نظام الرواتب الخاص بالطاقم الوظيفي وإمكانية صياغة عقود عمل لهم. كل ذلك يتم عن طريقة واجهة استخدام سهلة وبسيطة تدعم اللغة العربية بكل طلاقة.
ما يميز برنامج دفترة:
إدخال بيانات بسيط – عادة ما يكون سريعًا ومباشرًا ومطلوبًا مرة واحدة فقط
عمليات سريعة وتفادي التأخيرات تمامًا، على سبيل المثال بين البيع والفواتير، نسبة حدوث أي تأخير ضئيلة وتكاد تكون معدومة
أتمتة التقارير والتحليلات – على سبيل المثال بشأن الأرباح والخسائر والمدينين والدائنين وحسابات العملاء وحسابات المخزون والمبيعات والتنبؤ وما إلى ذلك
أتمتة المهام – على سبيل المثال، حساب الراتب، إصدار كشوف، حساب ضريبة القيمة المضافة، إلخ
تقليل الأخطاء – مثل تبديل الأرقام، التسجيل غير الصحيح أو غير الكامل للمعاملات، إلخ
التكامل مع أنظمة أخرى، مثل الخدمات المصرفية عبر الإنترنت والإيداع الإلكتروني
لماذا يجب عليك استخدام برنامج دفترة؟
يمكن أن يساعدك استخدام برامج دفترة للمحاسبة في توفير الوقت والمال، كما يوفر لك نظرة ثاقبة لعملك. إذا اخترت الخطة بعناية، فقد يكون الاستثمار في نظام محاسبة دفتر أحد أفضل القرارات التي يمكنك اتخاذها لعملك والتي ستشعر بتأثيرها الإيجابي عليك فوريًا.
معظم أصحاب الأعمال ليسوا محاسبين أو دارسين لذلك المجال، ويجدون صعوبة في القيام بمعظم مهام المحاسبة. هذا هو المكان الذي يمنح فيه برنامج دفترة مزايا لصاحب العمل. مجموعة متنوعة من خصائص المحاسبة التي لا يُمكن الاستغناء عنها. لا يمكن لأصحاب الأعمال أن يجدوا خيار آخر سهل التثبيت والتعلم والاستخدام أفضل من ذلك البرنامج ببساطة. بمجرد اختيار الباقة المناسبة وإدخال جميع البيانات اللازمة، يحتاج صاحب العمل فقط إلى تحديث المعلومات فور ورودها.
قد يكون تعيين محاسب داخلي أو الاستعانة بمصادر خارجية للعمل سواء محاسب أو شركة محاسبة مكلفًا. لا يحتاج المالك إلى دفع أي شيء بخلاف شراء البرنامج وإعداده فقط وهنا سيكون لديه نظام محاسبة كامل تمامًا.
ميزة أخرى لبرنامج دفترة للمحاسبة السحابية هي أنه يمكنك تحميل البيانات والوصول إليها من أي مكان في العالم، في أي وقت تريده. هذا، مرة أخرى، يعني عملية استخدام أكثر انسيابية.
هذا يعني أيضًا أن محاسبك يمكنه أيضًا الوصول المستمر إلى البيانات، مما يعني أنه يمكن أن يكون أكثر نشاطًا في تحليل وضعك المالي وتقديم مشورة لا تقدر بثمن في الوقت المناسب – لا يهم إذا كان محاسبك في المكتب، في المنزل، أو في رحلة حول العالم.
باستخدام برنامج دفترة لمحاسبة السحابية، يوجد إصدار واحد فقط من البيانات، مما يعني أن الدقة أكبر. هناك فرصة أقل لوقوع خطأ في المعلومات عندما لا يلزم نقلها من طرف إلى آخر بتنسيقات مختلفة. الدقة الأعلى تعني أخطاء أقل، والتي يمكن أن تترجم إلى مدخرات كبيرة وأقل تفاقمًا، خاصةً حول وقت الضريبة.
نظرًا لحقيقة أن البرنامج متصل بالإنترنت، كما هو الحال مع جميع البيانات، يمكنك التفاعل مع محاسبك في الوقت الفعلي. باستخدام البرامج التقليدية، يتعين عليك إرسال الملف ثم الانتظار حتى يواكب المحاسب الخاص بك ما يحدث. ولكن مع دفترة، يمكن للمحاسب دائمًا الوصول إلى البيانات، مما يوفر تجربة أكثر كفاءة.
خدمات البرنامج:
دفترة مناسب لجميع أنواع الأعمال تقريبًا، كما أنه قابل للتعديل والتخصيص لكي يتناسب ويتكامل بصورة مثالية مع شركتك أو مؤسستك أو مجال العمل الخاص بك، بداية من الأعمال الحسابية البسيطة للغاية مثل إنشاء الفواتير وصولًا إلى جميع خدمات الحسابات المعقدة بجانب توفير كل ما تحتاجه كل منظمة تجارية مثل القدرة على الإدارة الكاملة والشاملة للمخزون والعملاء بجانب القدرة على تسيير حركة العمل داخل المؤسسة عن طريق بناء تطبيقات مخصصة.
الجانب البشري مهم كذلك بالتأكيد وهو ما يظهر هنا حيث يُمكن لبرنامج دفترة القيام بعملية حسابية دقيقة من أجل الأجور والمُرتبات الخاصة بالعاملين والموظفين، كل ذلك في نظام مؤتمت واحد فقط ومترابط من أجل أن يتم توفير الوقت والمجهود وفي نفس الوقت خفض التكاليف والمساهمة في زيادة الأرباح.
البرنامج متوافق مع القواعد والإعدادات الضريبية الخاصة بجميع الدول العربية والأجنبية حيث يتم تطبيق النسبة المقررة بدون حدوث أي خطأ على الإطلاق.
موقع فواتير:
توجد أداة كذلك منفصلة عن الموقع وهي فواتير والتي تتيح لك اختيار نظام الفوترة المناسب لشركتك أو مؤسستك ومن ثم إضافة المنتج أو الخدمة التي يتم عرضها على الفاتورة وتحديد كل تفاصيل السعر وبعد ذلك طباعتها وإرسالها إلى العميل بجانب القدرة على تحميلها على صيغة PDF.
هناك الكثير من النماذج الجاهزة والتي يُمكن تحميلها بصيغ ومختلفة مثل وورد أو اكسيل، هل يوجد نظام فوترة رقمي أفضل من ذلك؟
